AJÁNLATTÉTELI FELHÍVÁS

a „Toldi” című film elkészítésére

I. Ajánlatkérő:

Neve: Gyulai Város Önkormányzata

Címe: 5700 Gyula, Petőfi tér 3.

Képviseli: dr. Görgényi Ernő polgármester

Telefon: 66/526-000

E-mail: gyulaiph@gyula.hu

Kapcsolattartó neve: Hajnal Edit Hajnalka városmarketing referens

Telefon: 66/526-826

E-mail: hajnal@gyula.hu

II. Az ajánlatkérés tárgya:

„Kulturális együttműködés a Nagyszalonta-Gyula határon átnyúló térség lakossága között” – Cultural Cooperation among Citizens from the Salonta-Gyula Cross-border Area – (eMS kód: ROHU 280, Co-cultured) elnevezésű pályázat „Toldi” című filmjének elkészítésére az alábbi feltételekkel szerint:

-Arany János: Toldi című elbeszélő költeményének modern, XXI. századi filmes adaptációjának elkészítése, Toldi emblematikus karakterének és a történet vezérszálának megtartásával,

-a film elkészítésével aktív részvétel Nagyszalonta és Gyula határon átnyúló együttműködésének fejlesztésében és fenntartásában, fókuszban a kulturális örökség megőrzésével,

-a film elkészítése a fent említett projekt arra vonatkozó követelményeinek eleget téve, az abban meghatározott arculati és a kötelező elemek megjelentésével,

-nyitó és zárókép (főcím, főcímdal, stáblista, pályázati információk, grafikák stb.. megjelentetése) elkészítése

-oktatási segédanyagnak minősülő, magyar nyelvű, 30 perc hosszúságú (+-5 perc) film elkészítése, technikailag külön HD és külön UHD 4K minőségben egyaránt

-forgatókönyv írása, annak véleményezésre átadása a gyulai projektmenedzsment részére a szerződéskötést követő 10 munkanapon belül,

-forgatási és gyártási terv írása annak véleményezésre átadása a gyulai projektmenedzsment részére a szerződéskötést követő 10 munkanapon belül,

-a filmforgatás előkészítése, a forgatás és a filmes utómunkák ideje alatt a filmforgatással kapcsolatos dokumentumok és maga a filmes anyag véleményeztetése a projekt gyulai menedzsmentjével, kapcsolattartás elsődlegesen a gyulai menedzsmenttel, ezen túlmenően a gyulai és nagyszalontai diákszínjátszó csoportok vezetőivel, szakértőkkel és gyulai pedagógusokkal,

-a projekt periódusai szerinti és időszaki ellenőrzéseinek figyelembevétele, a gyulai projektmenedzsment és a monitoringot végző munkatársak részére információ biztosítása,

-gyulai és nagyszalontai ifjúság bevonása a filmkészítésbe,

-gyulai és nagyszalontai amatőr diákszínjátszók szerepeltetése a filmben (összesen minimum 50 fő közreműködik a filmkészítésben),

-a nagyszalontai vezető projektpartner és a gyulai projektpartner által szervezendő, a pályázathoz kapcsolódó sajtónyilvános konferenciákon (4 db) és workshopokon (6 db) való aktív közreműködés nagyszalontai és gyulai helyszíneken, a rendezvényekről fotóanyag és film készítése, azok átadása a rendezvények után a gyulai projektmenedzsment részére

-a nagyszalontai vezető projektpartner által szervezendő kulturális nagyrendezvényen (Long Night of Museums theater festival – Múzeumok Hosszú Éjszakája Színházi Fesztivál) való aktív közreműködés (2019. augusztus),

-forgatási helyszínek: Nagyszalonta (Románia), Gyula és környéke, a forgatókönyv alapján egyéb helyszínek,

-forgatási időszak: 2019. május-június-július hónapok

-forgatási helyszínek (Romániában és Magyarországon) lefoglalása, engedélyeztetése, a gyulai projektmenedzsment értesítése, és annak felügyeletével a helyi lakosság és a médiumok felé közérdekű tájékoztatások megtétele,

-forgatások bejelentése (Gyulai Polgármesteri Hivatal, Nagyszalonta Város Önkormányzata, Rendőrség, Tűzoltóság, Katasztrófavédelem, stb.. felé),

-lehetőség szerint szakmai referenciával rendelkező, szakmai forgatási stáb biztosítása (többek között forgatókönyvíró, dramaturg, rendező, gyártásvezető, hangmérnök, operatőr, fénytechnikus, hangtechnikus, stb…),

-filmzene biztosítása a vonatkozó szerzői jogi jogszabályok figyelembevételével,

-a szereplőválogatásokról és a forgatásokról fotóanyag és werkfilm készítése, azok átadása a filmet népszerűsítő, Gyula Város Önkormányzata és Nagyszalonta Város Önkormányzata által működtetett honlapok és közösségi oldalak, valamint egyéb híroldalak felületeihez, illetve

-az elkészült film átadása (a teljesítési határidőn belül) internetes felületen és adathordozón a gyulai projektmenedzsment részére.

III. A teljesítés határideje:

2019. augusztus 10.

IV. A teljesítés helye:

Gyulai Polgármesteri Hivatal (5700 Gyula, Petőfi tér 3.) valamint az ajánlatkérő által meghatározott forgatási és filmkészítési helyszínek.

V. Fizetési feltételek:

Az ajánlatkérő az ellenszolgáltatást a szerződésszerű teljesítést követően átutalással kívánja megfizetni. A kifizetés egy részszámla és egy végszámla benyújtása után teljesíthető. A részámla az előkészítő munkák, a forgatókönyv, a forgatási és a gyártási terv leadása és annak elfogadtatása, a teljes stáb felállása, a beszerzések előkészítése után kiállítható 2019. április 15-i dátummal, a vállalkozói díj 40%-a vonatkozásában. Az ajánlatkérés tárgyában rögzítettek hiánytalan teljesítése és a film elkészítése és átadása után, a vállalkozói díj fennmaradó része, végszámla formájában, 2019. augusztus 10-i dátummal történő kiállítással benyújtható. Tájékoztatom, hogy az ellenszolgáltatás megfizetésével az ajánlatkérő 30 napnál rövidebb fizetési határidőt nem vállalhat.

VI. Az ajánlatok értékelésének szempontjai:

Az ajánlatkérésben megjelölt feltételeknek eleget téve, a legalacsonyabb összegű ajánlat kerül kiválasztásra.

VII. Az ajánlatok benyújtását követő hiánypótlási lehetőség meghatározása:

Amennyiben az ajánlat érvényes, de nem tartalmazza a kért információkat teljeskörűen, úgy a T. Címzett köteles haladéktalanul, de legkésőbb a felhívástól számított 2 napon belül pótolni a hiányzó adatokat és nyilatkozatokat.

VIII. Az ajánlatok felbontásának helye és időpontja, valamint a bontáson részvételre jogosultak megnevezése:

Bontás helye: Gyulai Polgármesteri Hivatal (5700 Gyula, Petőfi tér 3.) 13. számú iroda

Bontás ideje: 2019. március 7. (csütörtök), 10.00 óra

Bontáson részvételre jogosultak:

-Jogi és Humánpolitikai csoport jogásza,

-városmarketing referens

-közművelődési és kulturális referens

-ajánlattevők.

IX. A szerződéskötés tervezett ideje:

2019. március 14. (csütörtök)

X. Az ajánlatok összeállításának tartalmi követelményei:

Az ajánlattevőnek ajánlatában az alábbiakat kell megadni és benyújtani (lezárt borítékban):

-referenciamunkák benyújtása adathordozón vagy az írásos ajánlatban internetes felületek megjelölésével,

-előzetes, rövid forgatási és gyártási terv (szereplők, forgatási helyszínek, stáb, költségkalkuláció stb…) benyújtása az ajánlatkérőnek,

-nyilatkozat arra vonatkozóan, hogy az ajánlattételi felhívásban szereplő feltételeknek és követelményeknek maradéktalanul megfelel, és a filmforgatási és elkészítési feladatok ajánlattételi felhívásban meghatározott módon, az abban szereplő feltételek szerinti elvégzését.

XI. Egyéb:

Felhívom az ajánlattevő figyelmét, hogy az ajánlatához köteles csatolni nyilatkozatát arra vonatkozóan, hogy Köztartozásmentes adózói adatbázisban nem szerepel. Amennyiben az adatbázisban nem szerepel, úgy köteles csatolni egy 30 napnál nem régebbi, köztartozás-mentességről szóló NAV adóigazolást.

Tájékoztatom, hogy amennyiben az ajánlat benyújtója, illetve az eljárás nyertese visszalép, akkor az Önkormányzat jogosult az eredmény kihirdetésekor a következő, értékelési szempont szerinti legkedvezőbb ajánlattevővel a szerződést megkötni.

Projekt információ: https://www.facebook.com/Co-cultured-RoHu280-644552552648713/