Önkormányzati és kulturális osztály

Az önkormányzati és kulturális osztály részletes feladat- és hatásköre belső szervezeti egységenként

Szervezési feladatok

• A képviselő-testület és a bizottságok működésével kapcsolatos előkészítő, szervező, végrehajtó feladatok, ügyviteli teendők ellátása,
• a képviselő-testület elé kerülő előterjesztések előzetes jogi kontrollja,
• önkormányzati rendeletek tervezetének előkészítése az ágazati osztállyal együtt,
• interpellációval, átruházott hatáskörben hozott döntéssel, lejárt határidejű határozatokkal kapcsolatos testületi előterjesztések elkészítése, a kapcsolódó szervezési feladatok lebonyolítása,
• a belső szervezeti egységek közötti koordinációs feladatok ellátása,
• a képviselők és bizottsági tagok, részönkormányzati tagok információval való ellátása, ennek érdekében a két ülés között történt eseményekről szóló beszámoló testületi előterjesztésének elkészítése,
• a nemzetiségi önkormányzatok működésével kapcsolatos előkészítő, szervező, végrehajtói feladatok, ügyviteli teendők ellátása,
• a civil szervezetekkel történő kapcsolattartás, együttműködés, a támogatásukra vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése és az elszámoltatás; a városi civil fórum és a civil referens munkájának segítése,
• a bizottságok és a nemzetiségi önkormányzatok titkári teendőinek ellátása, a bizottság tájékoztatása az általa nyújtott támogatások elszámolásáról,
• az önkormányzati kitüntetések adományozásával kapcsolatos feladatok ellátása,
• a határozatok, rendeletek nyilvántartása, közzétételükkel, kihirdetésükkel kapcsolatos teendők ellátása, a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt rendeletek elkészítése,
• a másodfokú hatósági ügyek képviselő-testületi döntésre való előkészítése,
• panaszos ügyek, közérdekű bejelentések intézése,
• a közérdekű adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok ellátása,
• a cafeteria-ellátás biztosításával kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása: utalványok beszerzése, nyilvántartása, kiadása, SZÉP-kártyás feltöltések intézése,
• a szépkorúak köszöntésével kapcsolatos feladatok,
• a városi címer használatának engedélyezésével kapcsolatos feladatok,
• kapcsolattartás a Békés Megyei Kormányhivatallal, törvényességi észrevételek kivizsgálása, azok koordinálása,
• az alpolgármesteri és a jegyzői titkárságokon az ügyviteli, adminisztrációs, szervezési és koordinációs feladatok ellátása,
• a hivatali mobiltelefon-flottával kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása.

Gyulavári kihelyezett ügyfélszolgálati iroda feladatai

• Az Irodára érkező ügyiratok kezelése, iktatása, irattárazása, postai küldemények elkészítése,
• hagyatéki ügyben a leltár elkészítése, ingóság leltározása a helyszínen (kiskorú, gondnokolt esetében), a lakás hatósági lezárása indokolt esetben,
• az iroda épületében tartott rendezvények megszervezésében segítségnyújtás, fogadóórák lebonyolításának biztosítása,
• napi kapcsolattartás, együttműködés a polgármesteri hivatal belső szervezeti egységeivel, a Gyulai Közüzemi Nonprofit Kft.-vel, eljárás, válaszadás az onnan kapott megkeresések ügyeiben és a helyi lakosságot érintő ügyekben, szükség esetén helyszínelés, helyszíni intézkedés,
• közérdekű bejelentések, panaszok intézése, lakossági problémák, igények jelzése az illetékes szervek felé, városrészi közmű-meghibásodások bejelentése,
• a városrészi lakosság tájékoztatása, közérdekű közlemények közzététele.

Kulturális feladatok

• Az ágazati törvényekből adódó fenntartói és törvényességi feladatok ellátása,
• az ágazati koncepciók előkészítése, a végrehajtásukban való közreműködés, az abban foglaltak teljesülésének nyomon követése,
• koordináció, kapcsolattartás a kulturális intézményekkel (Mogyoróssy János Városi Könyvtár, Gyulai Várszínház Nonprofit Kft.), valamint az Erkel Ferenc Kulturális Központ és Múzeum Nonprofit Kft-vel,
• a kulturális, közművelődési tevékenységgel kapcsolatos feladatok ellátása, rendezvények, városi ünnepségek szervezése, és az ezekhez tartozó szakfeladatok gazdálkodásának koordinálása,
• éves ellenőrzési terv szerinti szakmai ellenőrzések végzése az önkormányzati fenntartású ágazati intézményeknél és gazdasági társaságoknál,
• az ágazati intézmények működésével kapcsolatos testületi előterjesztések készítése, koordinálása, az ágazatra vonatkozó testületi döntések végrehajtásának felügyelete,
• a jogszabályban meghatározott intézményi statisztikai adatok gyűjtése,
• városi rendezvények támogatására vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése, elszámoltatás, a döntéshozók tájékoztatása a támogatások elszámolásáról,
• együttműködés a városi rendezvények programtervének kialakításában, egyeztetés a szervezőkkel,
• a városi nyugdíjas napi ünnepség és a nyugdíjasok karácsonyi ünnepségének szervezése, valamint a kiváló diákok köszöntése,
• a Helyi Értéktár Bizottság működésével kapcsolatos előkészítő, szervező és végrehajtói feladatok ellátása,
• a gyulaanno.hu honlap üzemeltetése, karbantartása, a tartalomhoz kapcsolódó fotók és dokumentumok gyűjtése.

Sportügyi és köznevelési feladatok

• Az ágazati törvényekből adódó fenntartói és törvényességi feladatok ellátása,
• az ágazati koncepciók előkészítése, a végrehajtásukban való közreműködés, az abban foglaltak teljesülésének nyomon követése,
• kapcsolattartás a Gyulasport Nonprofit Kft.-vel, valamint a NKft. szakmai tevékenységének felügyelete,
• sportszervezetek támogatására vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése, elszámoltatás, a döntéshozók tájékoztatása a támogatások elszámolásáról,
• köznevelési (oktatási) intézményekkel kapcsolatos, jegyzői hatáskörbe tartozó feladatok ellátása,
• köznevelési (oktatási) intézményekkel kapcsolatos, önkormányzati hatáskörbe tartozó ügyek intézése, döntésre való előkészítése,
• kapcsolattartás az önkormányzati fenntartású óvodákkal; szakmai felügyelet, ellenőrzés, ezen intézményekkel kapcsolatos jegyzői, illetve önkormányzati döntések előkészítése,
• kapcsolattartás a városi, állami és egyházi fenntartásban lévő köznevelési intézményekkel, a köznevelési kerekasztal működtetése,
• a városi ösztöndíjrendszerrel kapcsolatos pályáztatási és döntés-előkészítő feladatok ellátása.

Gondnoksági és informatikai feladatok

• A Városháza épületének, a gyulavári kihelyezett ügyfélszolgálati iroda épületének, a Gyula, Béke sgt. 14–16. szám alatti vállalkozói Inkubátorháznak az önkormányzat vendégháza, valamint a Civil Szolgáltató Központ (5700 Gyula, Béke sgt. 67.) üzemeltetése,
• a polgármesteri hivatal gépjárműveinek üzemeltetése,
• a Városháza épületében melegítőkonyha működtetése,
• a portaszolgálat, a karbantartó- és a takarítómunkák ellenőrzése,
• a képviselő-testületi, bizottsági és részönkormányzati ülések, egyéb rendezvények technikai feltételeinek biztosítása,
• az üzemeltetéssel kapcsolatos ügyviteli, karbantartási feladatok végrehajtása, kis értékű tárgyi eszközök beszerzése, a kifizetések teljesítése és elszámolása,
• az önkormányzat és intézményeinél felmerülő vagyonbiztosítási ügyek intézése,
• a szigorú számadású nyomtatványok beszerzése, készletezése, nyilvántartása,
• a polgármesteri hivatal tulajdonában lévő tárgyi eszközök selejtezése, leltározásban való közreműködés,
• hirdetmények kifüggesztése,
• bélyegzők nyilvántartásának vezetése,
• az üzemeltetett épületek, illetve a polgármesteri hivatal vonatkozásában jelentkező munka- és tűzvédelmi feladatok koordinálása,
• a telefonközpont és a telefonkészülékek üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátása,
• a reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos ügyintézés,
• a városi zászlózási tevékenység ellenőrzése,
• az üzemeltetett épületek takarítása,
• számítástechnikai feladatok ellátása,
• hardver- és szoftverüzemeltetés,
• szakrendszerek frissítésében közreműködés,
• számítógépes hálózat, levelezőrendszer, adatmentési rendszer, vírusvédelmi rendszer üzemeltetése, karbantartása,
• adatvédelmi feladatok ellátása,
• az önkormányzati intézmények informatikai fejlesztéseihez tanácsadás, segítségnyújtás az informatikai rendszerek üzemeltetéséhez, karbantartásához, a meghibásodások kiküszöböléséhez,
• közreműködés a meglévő térinformatikai adatbázis karbantartásában és továbbfejlesztésében,
• közreműködés a városi honlap karbantartásában és fejlesztésében,
• nyomtatóhálózat üzemeltetése,
• rendezvények informatikai hátterének biztosítása,
• az információbiztonsági feladatok elvégzése, koordinálása.