Önkormányzati és kulturális osztály

Az önkormányzati és kulturális osztály részletes feladat- és hatásköre belső szervezeti egységenként

Szervezési feladatok

  • a Képviselő-testület és a bizottságok működésével kap­csolatos előkészítő, szervező, végrehajtó feladatok, ügyviteli teendők ellátása,
  • a Képviselő-testület elé kerülő előterjesztések előzetes jogi kontrollja,
  • önkormányzati rendeletek tervezetének előkészítése az ágazati osztállyal együtt,
  • interpellációval, átruházott hatáskörben hozott döntéssel, lejárt határidejű határozatokkal kapcsolatos testületi előterjesztések elkészítése, a kapcsolódó szervezési feladatok lebonyolítása,
  • a belső szervezeti egységek közötti koordinációs feladatok ellá­tása,
  • a képviselők és bizottsági tagok, részönkormányzati tagok információval való ellátása. Ennek érdekében a két ülés között történt eseményekről szóló beszámoló testületi előterjesztésének elkészítése,
  • a nemzetiségi önkormányzatok működésével kapcsolatos előkészítő, szer­vező, végrehajtói feladatok, ügyviteli teendők ellátása,
  • a civil szervezetekkel történő kapcsolattartás, együttműködés, a támogatásukra vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése és az elszámoltatás; a városi civil fórum és a civil referens munkájának segítése,
  • a bizottságok és a nemzetiségi önkormányzatok titkári teendőinek ellátása, a bizottság tájékoztatása az általa nyújtott támogatások elszámolásáról,
  • az önkormányzati kitüntetések adományozásával kapcsolatos feladatok ellátása,
  • a határozatok, rendeletek nyilvántartása, közzétételükkel, kihirdetésükkel kapcsolatos teendők ellátása, a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt rendeletek elkészítése,
  • a másodfokú hatósági ügyek képviselő-testületi döntésre való előkészítése,
  • panaszos ügyek, közérdekű bejelentések intézése,
  • a közérdekű adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok ellátása,
  • a szépkorúak köszöntésével kapcsolatos feladatok,
  • a városi címer használatának engedélyezésével kapcsolatos feladatok,
  • kapcsolattartás a Békés Vármegyei Kormányhivatallal, törvényességi észrevételek kivizsgálása, annak koordinálása,
  • az alpolgármesteri titkárságokon az ügyviteli, adminisztrációs, szervezési és koordinációs feladatok ellátása.

Gyulavári kihelyezett ügyfélszolgálati iroda feladatai

  • Az Irodára érkező ügyiratok kezelése, iktatása, irattárazása, postai küldemények elkészítése,
  • hagyatéki ügyben a leltár elkészítése, ingóság leltározása a helyszínen (kiskorú, gondnokolt esetében), a lakás hatósági lezárása indokolt esetben,
  • az iroda épületében tartott rendezvények megszervezésében segítségnyújtás, fogadóórák lebonyolításának biztosítása,
  • napi kapcsolattartás, együttműködés a polgármesteri hivatal belső szervezeti egységeivel, a Gyulai Közüzemi Nonprofit Kft.-vel, eljárás, válaszadás az onnan kapott megkeresések ügyeiben és a helyi lakosságot érintő ügyekben, szükség esetén helyszínelés, helyszíni intézkedés,
  • közérdekű bejelentések, panaszok intézése, lakossági problémák, igények jelzése az illetékes szervek felé, városrészi közmű-meghibásodások bejelentése,
  • a városrészi lakosság tájékoztatása, közérdekű közlemények közzététele.

Kulturális feladatok

  • Az ágazati törvényekből adódó fenntartói és törvényességi feladatok ellátása,
  • az ágazati koncepciók előkészítése, a végrehajtásukban való közreműködés, az abban foglaltak teljesülésének nyomon követése,
  • koordináció, kapcsolattartás a kulturális intézményekkel (Mogyoróssy János Városi Könyvtár, Gyulai Várszínház Nonprofit Kft.), valamint az Erkel Ferenc Kulturális Központ és Múzeum Nonprofit Kft-vel,
  • a kulturális, közművelődési tevékenységgel kapcsolatos feladatok ellátása, rendezvények, városi ünnepségek szervezése, és az ezekhez tartozó szakfeladatok gazdálkodásának koordinálása,
  • éves ellenőrzési terv szerinti szakmai ellenőrzések végzése az önkormányzati fenntartású ágazati intézményeknél és gazdasági társaságoknál,
  • az ágazati intézmények működésével kapcsolatos testületi előterjesztések készítése, koordinálása, az ágazatra vonatkozó testületi döntések végrehajtásának felügyelete,
  • a jogszabályban meghatározott intézményi statisztikai adatok gyűjtése,
  • városi rendezvények támogatására vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése, elszámoltatás, a döntéshozók tájékoztatása a támogatások elszámolásáról,
  • együttműködés a városi rendezvények programtervének kialakításában, egyeztetés a szervezőkkel,
  • a városi nyugdíjas napi ünnepség és a nyugdíjasok karácsonyi ünnepségének szervezése, valamint a kiváló diákok köszöntése,
  • a Helyi Értéktár Bizottság működésével kapcsolatos előkészítő, szervező és végrehajtói feladatok ellátása,
  • a gyulaanno.hu honlap üzemeltetése, karbantartása, a tartalomhoz kapcsolódó fotók és dokumentumok gyűjtése.

Sportügyi és köznevelési feladatok

  • Az ágazati törvényekből adódó fenntartói és törvényességi feladatok ellátása,
  • az ágazati koncepciók előkészítése, a végrehajtásukban való közreműködés, az abban foglaltak teljesülésének nyomon követése,
  • kapcsolattartás a Gyulasport Nonprofit Kft.-vel, valamint a NKft. szakmai tevékenységének felügyelete,
  • sportszervezetek támogatására vonatkozó döntések előkészítése, a végrehajtás nyomon követése, elszámoltatás, a döntéshozók tájékoztatása a támogatások elszámolásáról,
  • köznevelési (oktatási) intézményekkel kapcsolatos, jegyzői hatáskörbe tartozó feladatok ellátása,
  • köznevelési (oktatási) intézményekkel kapcsolatos, önkormányzati hatáskörbe tartozó ügyek intézése, döntésre való előkészítése,
  • kapcsolattartás az önkormányzati fenntartású óvodákkal; szakmai felügyelet, ellenőrzés, ezen intézményekkel kapcsolatos jegyzői, illetve önkormányzati döntések előkészítése,
  • kapcsolattartás a városi, állami és egyházi fenntartásban lévő köznevelési intézményekkel, a köznevelési kerekasztal működtetése,
  • a városi ösztöndíjrendszerrel kapcsolatos pályáztatási és döntés-előkészítő feladatok ellátása.

Gondnoksági és informatikai feladatok

  • A Városháza épületének, a gyulavári kihelyezett ügyfélszolgálati iroda épületének, a Gyula, Béke sgt. 14–16. szám alatti vállalkozói Inkubátorháznak az önkormányzat vendégháza, valamint a Civil Szolgáltató Központ (5700 Gyula, Béke sgt. 67.) üzemeltetése,
  • a polgármesteri hivatal gépjárműveinek üzemeltetése,
  • a Városháza épületében melegítőkonyha működtetése,
  • a portaszolgálat, a karbantartó- és a takarítómunkák ellenőrzése,
  • a képviselő-testületi, bizottsági és részönkormányzati ülések, egyéb rendezvények technikai feltételeinek biztosítása,
  • az üzemeltetéssel kapcsolatos ügyviteli, karbantartási feladatok végrehajtása, kis értékű tárgyi eszközök beszerzése, a kifizetések teljesítése és elszámolása,
  • az önkormányzat és intézményeinél felmerülő vagyonbiztosítási ügyek intézése,
  • a szigorú számadású nyomtatványok beszerzése, készletezése, nyilvántartása,
  • a polgármesteri hivatal tulajdonában lévő tárgyi eszközök selejtezése, leltározásban való közreműködés,
  • hirdetmények kifüggesztése,
  • bélyegzők nyilvántartásának vezetése,
  • az üzemeltetett épületek, illetve a polgármesteri hivatal vonatkozásában jelentkező munka- és tűzvédelmi feladatok koordinálása,
  • a telefonközpont és a telefonkészülékek üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátása,
  • a reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos ügyintézés,
  • a városi zászlózási tevékenység ellenőrzése,
  • az üzemeltetett épületek takarítása,
  • számítástechnikai feladatok ellátása,
  • hardver- és szoftverüzemeltetés,
  • szakrendszerek frissítésében közreműködés,
  • számítógépes hálózat, levelezőrendszer, adatmentési rendszer, vírusvédelmi rendszer üzemeltetése, karbantartása,
  • adatvédelmi feladatok ellátása,
  • az önkormányzati intézmények informatikai fejlesztéseihez tanácsadás, segítségnyújtás az informatikai rendszerek üzemeltetéséhez, karbantartásához, a meghibásodások kiküszöböléséhez,
  • közreműködés a meglévő térinformatikai adatbázis karbantartásában és továbbfejlesztésében,
  • közreműködés a városi honlap karbantartásában és fejlesztésében,
  • nyomtatóhálózat üzemeltetése,
  • rendezvények informatikai hátterének biztosítása,
  • az információbiztonsági feladatok elvégzése, koordinálása.